Dinero Mutualista
ADMINISTRACIÓN MUTUALISTA
Este artículo corresponde al capítulo quinto del libro “El Mutualismo paso a paso” escrito en el 2001 por Julio César Montoya, ya fallecido,
y Azucena Vélez, quien lo ha actualizado acorde con la Ley 2143 del 2021. Por ello aparecen los artículos con su respectiva numeración.
Moderno y humano
Las asociaciones mutuales enfrentan en la actualidad el reto de actualizar su administración para cumplir tres exigencias básicas: primera, apropiarse de las teorías y técnicas administrativas modernas, segunda, ser fieles a la doctrina y los principios, y tercera, realizar una gestión participativa donde los asociados sean tenidos en cuenta,
Por lo tanto, tienen que conciliar una organización con el ejercicio de la democracia, labor que exige de los directivos estudio, capacitación y mucha comprensión y compromiso con los asociados. Los métodos empíricos que se emplearon en el pasado para la administración de las mutuales, ya son poco eficaces para enfrentar las condiciones actuales de un mundo moderno, masificado y competido.
Por la gran competencia que ofrecen las funerarias y los preexequiales con ánimo de lucro, las mutuales tradicionales se están viendo afectadas en su capacidad de captar nuevos afiliados y, además, porque sus sistemas administrativos se han quedado rezagados en prácticas, que si bien fueron exitosas en el pasado, en la actualidad ya no lo son y exigen ser replanteadas.
Es necesario recalcar que el llamado a la eficacia no significa abandonar la doctrina, por el contrario, el deber ser del mutualismo es por esencia humanístico, de servicio y de ayuda. Esta repetición hay que hacerla porque con frecuencia se ha creído que modernidad y eficiencia significan abandono de la filosofía y de los ideales, y que todo debe reducirse a una racionalidad económica sin consideraciones sobre lo social.
No, porque si algo debe motivar a las empresas solidarias es colocar los progresos de la ciencia y de la técnica al servicio de la humanidad, y por ello deben tener como misión conciliar eficiencia con humanismo, de lo contrario perderían su razón de ser.
Objetivos
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Resumir conceptos básicos de administración solidaria.
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Describir la organización legal que deben aplicar las mutuales en su gestión.
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Crear conciencia sobre el permanente proceso de mejoramiento administrativo que debe imperar en las mutuales.
Concepto de administración
Administrar es el término más general que se emplea en la tarea de manejar una empresa y hace referencia a diversas acciones como:
organizar, disponer, tutelar, cuidar y vigilar todos los elementos que constituyen la empresa que son los siguientes:
Recursos económicos: bienes muebles, dinero, o valores.
Recursos humanos: los gestores (dueños o asociados) y los trabajadores.
La organización: los fines o propósitos y la distribución de funciones.
Los conocimientos y la técnica: las teorías administrativas y las tecnologías.
El mercado o población a la cual está dirigida la empresa
El entorno jurídico, económico social en el cual se desenvuelve.
Uniendo las anteriores variables se puede definir una empresa como una organización de recursos económicos, humanos y técnicos, dedicada a producir bienes y servicios para una determinada población o mercado y que actúa dentro de condiciones específicas en lo jurídico, social y económico.
En consecuencia, administrar es una misión compleja porque exige controlar aspectos internos que están influenciados por variables externas. En otras palabras, administrar es disponer y ordenar los sistemas de operación de todos los elementos de la empresa, coordinar sus interrelaciones, formularles sentido y propósitos, e inyectar dinámica y entusiasmo al trabajo.
Todo es importante en la tarea administrativa, pero quizás lo más prioritario es organizar el esfuerzo humano traducido en trabajo material o intelectual con el fin de obtener bienes o servicios que mejoren la sociedad en general. Porque las empresas, además de sus fines particulares de servir a sus dueños, deben insertarse en el ambiente económico con una finalidad de mejoramiento colectivo, aportando para el bienestar general. Estos propósitos altruistas son válidos para todas las empresas, pero son más imperativos en las empresas solidarias.
La administración se ha convertido en ciencia porque dejó de ser una acción espontánea y de tanteo y pasó a ser una profesión que exige estudio y reflexión. Desde que en el siglo dieciocho se produjo la revolución industrial y aparecieron las fábricas como concentraciones humanas para la producción, personas estudiosas se dedicaron a la observación de los procesos productivos y a la búsqueda de sistemas que mejoraran la productividad.
Ya en el siglo veinte surgieron muchos pensadores que desarrollaron variedad de teorías y de técnicas, se inició la profesión de administrador, y en las universidades se incluyó la administración como materia requerida para la formación de casi todos los profesionales. Porque hay que tener en cuenta, que comprender lo básico de la administración es esencial para todas las actividades de la vida, desde administrar los ingresos personales y familiares hasta las de una microempresa. Y qué no decir de empresa medianas y grandes donde se hace mayor la complejidad de su manejo.
Y también hay que tener en cuenta que la administración está relacionada con distintas disciplinas, tales como contables, financieras, jurídicas, que exigen permanente actualización, dado que siempre serán cambiantes las condiciones internas de la empresa y las realidades externas que debe enfrentar.
La administración solidaria
Para poder entender la administración de las empresas solidarias, es necesario conocer las características que las diferencian de las demás empresas, y para ello lo primero será establecer quiénes son los que aportan los recursos económicos y con qué finalidad lo hacen, porque así se define quienes ejercerán el mando y qué objetivos cumplirá la empresa. Veamos:
En la empresa de lucro o capitalista el recurso económico lo aportan las personas interesadas en reproducir dicho capital mediante las ganancias o las utilidades y el manejo de la empresa se ejerce en proporción a los aportes de capital.
Las empresas estatales las crea el gobierno con los recursos que obtienen de los impuestos que pagan los ciudadanos, su finalidad es prestar servicios como educación, salud, seguridad, infraestructura para las comunicaciones, etc., y son administradas de acuerdo al régimen constitucional y político imperante.
En las empresas de filantropía, beneficencia o asistenciales, el capital es donado por benefactores que buscan servir a una causa noble o ayudar a los más pobres sin buscar lucro, y la administración la ejercen los benefactores directamente o designan sus representantes.
En las empresas solidarias las personas aportan el recurso económico, bien en cuotas de sostenimiento como en las mutuales, o en aportes de capital como en las cooperativas, para crear una empresa que preste servicios a los asociados, y éstos mismos ejercen la administración, por eso se les dice empresas autogestionarias.
En administración se cumple el dicho popular, quien pone la plata pone las condiciones. Es así como el poder o la autoridad se ejercen así:
- Por funcionarios gubernamentales, en las empresas estatales nombrados de acuerdo a las disposiciones legales del Gobierno,
- Por los dueños en las empresas privadas.
- Por los donantes en las empresas asistenciales o de beneficencia.
- Por los asociados en las empresas asociativas o de economía solidaria, donde es requisito indispensable practicar una administración democrática garantizando a cada asociado el derecho a participar. Por eso en en estas empresas empresas los organismos de dirección se conformar mediante procedimientos que garanticen a todos los asociados su derecho a participar, a elegir y a ser elegido, sin consideración a sus aportes, simplemente en reconocimiento a su condición de persona.
Toda empresa asociativa sin ánimo de lucro debe que organizar la administración de acuerdo a los siguientes principios:
Democracia, reconocer la igualdad de los asociados en derechos y obligaciones sin distingos de clase, religión, raza, sexo o política
Participación, establecer mecanismos e instancias de acceso de los asociados a los diferentes organismos de administración.
Legitimidad, cumplir procesos acordes con la Ley para la elección de directivos y para la distribución de funciones.
Transparencia, siendo la empresa de todos los asociados no puede ser manipulada por roscas o grupos que tengan intereses particulares en ella, debe darse una información amplia a todos los asociados sobre la gestión
Autocontrol, significa que los mismos asociados deben asumir la vigilancia de la administración con el fin de evitar fraudes.
Organización administrativa
En toda empresa la administración se establece atendiendo tres funciones esenciales: dirección, ejecución, y vigilancia o control.
En la legislación que regula el funcionamiento de cada una de las diferentes formas de economía solidaria se establecen los organismos encargados de cumplir cada una de estas funciones.
Para las mutuales es la Ley 2143 la cual establece que “la administración de las asociaciones mutualistas estará a cargo de la asamblea general, la junta directiva y el representante legal”
Es así como, las empresas asociativas o autogestionarias se ven obligadas a armonizar organización con democracia y participación, lo cual hace más compleja la administración. Diferente es en las otras empresas donde los dueños se distribuyen la conformación de los cuerpos directivos en proporción al capital aportado, quien más capital tiene más miembros puede colocar.
La Asamblea General
Artículo 28. Asamblea General. La asamblea general será el órgano máximo de administración y sus decisiones son obligatorias para todos los asociados, siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas legales, estatutarias o reglamentarias. La constituirá la reunión de los asociados hábiles o de los delegados elegidos por estos.
Parágrafo 1°. Son asociados hábiles los regularmente inscritos en el registro social que no tengan suspendidos sus derechos y se encuentren al corriente en el cumplimiento de todas sus obligaciones con la asociación mutual al momento de la convocatoria.
Parágrafo 2°. Los estatutos podrán establecer que la asamblea general de asociados sea sustituida por la asamblea general de delegados, cuando aquella se dificulte en razón del número de asociados, o por los asociados se encuentren domiciliados en diferentes municipios del país, o cuando su realización resulte desproporcionadamente onerosa en consideración a los recursos de la asociación mutual. El número mínimo de delegados será de veinte (20). Los delegados serán elegidos en el número y para el periodo previsto en los estatutos. La junta directiva reglamentará el procedimiento de elección que en todo caso deberá garantizar la adecuada información y participación de los asociados. A la asamblea general de delegados le será aplicable, en lo pertinente, las normas relativas a la asamblea general de asociados.
Artículo 29. Clases de Asambleas. Las reuniones de asamblea general serán ordinarias o extraordinarias. Las primeras se celebrarán durante los primeros tres meses de cada año para el ejercicio de las funciones regulares. Las extraordinarias podrán reunirse en cualquier época del año, con el objeto de tratar asuntos imprevistos o de urgencia que no puedan postergarse hasta la siguiente asamblea general ordinaria. Las asambleas generales extraordinarias sólo podrán tratar los asuntos para las cuales fueron convocadas y los que se deriven estrictamente de estos.
Artículo 30. Convocatoria. La asamblea general ordinaria o extraordinaria será convocada por la junta directiva para fecha, hora, lugar y objeto determinado y se hará conocer a los asociados con quince (15) días hábiles de antelación a la asamblea general. La junta de control social, el revisor fiscal o un diez (10%) de los asociados hábiles podrán solicitar a la junta directiva, la convocatoria de asamblea general extraordinaria. El estatuto de la asociación mutual determinará los procedimientos y la competencia para efectuar la convocatoria a asamblea general ordinaria, cuando la junta directiva no la realice dentro del plazo establecido en la presente ley o desatienda la petición de convocar la asamblea extraordinaria. La convocatoria se hará conocer a los asociados hábiles o delegados elegidos, en la forma y términos previstos en el estatuto.
Parágrafo. La junta directiva expedirá la lista de asociados hábiles e inhábiles y la junta de control social verificará su exactitud. Para conocimiento de los asociados, la relación de asociados inhábiles será publicada, de acuerdo con los procedimientos previstos en el estatuto.
Artículo 31. Quórum. La asistencia de la mitad de los asociados hábiles o de los delegados convocados constituirá quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas. Si dentro de la hora siguiente a la señalada para su iniciación no se hubiere integrado este quórum, la asamblea podrá deliberar y adoptar decisiones válidas con un número de asociados no inferior al diez por ciento (10%) del total de los asociados hábiles, ni al cincuenta por ciento (50%) del número mínimo requerido para constituir una asociación mutual. Para el caso de las asambleas generales de delegados el número mínimo de estos será de veinte (20) y el quórum mínimo será del cincuenta por ciento (50%) de los elegidos y convocados, siempre que dicho porcentaje no sea inferior al mínimo de delegados que requiere una asamblea de delegados. Una vez constituido el quórum, este no se entenderá desintegrado por el retiro de alguno o algunos de los asistentes, siempre que se mantenga el mínimo establecido en el inciso anterior.
Artículo 32. Mayorías. Por regla general, las decisiones de la asamblea general se tomarán por mayoría de votos de los asociados o delegados asistentes. Para la reforma del estatuto y la fijación de contribuciones extraordinarias se requerirá el voto de las dos terceras partes de los asociados o delegados asistentes, así como para la determinación de la fusión, transformación, escisión y disolución para liquidación.
La elección de los órganos de administración y control social se hará mediante los procedimientos o sistemas que determine el estatuto. Cuando se adopte el de las listas o planchas, se aplicará el sistema de cociente electoral. En las asambleas generales corresponderá a cada asociado un solo voto, y los asociados o delegados convocados no podrán delegar su representación en ningún caso y para ningún efecto.
Las personas jurídicas asociadas a la asociación mutual participarán en las asambleas generales de estas, por intermedio de su representante legal o de la persona que este delegue.
Artículo 33. Funciones de la Asamblea. La asamblea general ejercerá las siguientes funciones:
1. Establecer las políticas y directrices generales de la asociación mutual para el cumplimiento del objetivo social.
2. Reformar el estatuto.
3. Examinar los informes de los órganos de administración y control.
4. Considerar, aprobar o improbar los estados financieros de fin de ejercicio.
5. Fijar contribuciones extraordinarias.
6. Elegir los miembros de la junta directiva y de la junta de control social.
7. Nombrar el revisor fiscal y su suplente y fijar su remuneración cuando hubiere lugar.
8. Decidir la fusión, incorporación, transformación, escisión y liquidación de la asociación mutual.
9. Las demás que le señalen las leyes y el estatuto.
Además de estas funciones legales, hay que tener en cuenta que la Asamblea general sirve además para los siguientes propósitos:
- Da oportunidad a los asociados para expresar criterios, ideas, inquietudes y críticas.
- Es un medio de elevar el conocimiento de los asociados sobre el mutualismo y sobre los servicios que presta la entidad.
- Crea sentido de pertenencia a la mutual y estimula la participación de los asociados.
- Permite que se manifiesten los distintos movimientos y las aspiraciones de los asociados.
- Forma en la participación democrática, en la deliberación de los problemas comunes y en la resolución pacífica de conflictos.
- En resumen, la asamblea general es el acto supremo de la democracia mutualista, que hace asociados activos de una empresa colectiva donde la participación es su razón de ser.
Desarrollo de la asamblea general
La asamblea general es un acto formal que debe llevar un riguroso ordenamiento, por lo cual se debe aprobar una agenda u orden del día, que será dirigida y moderada por el presidente, y recogida en un resumen o informe final que es el acta elaborada por el secretario. La junta directiva elabora un proyecto de orden del día que pone a consideración de la asamblea, quien puede modificarlo, pero una vez aprobado se debe cumplir paso a paso.
Acta de la asamblea general
El acta es el documento que le da legalidad a la asamblea por lo tanto debe elaborarse con mucho cuidado. El acta de una asamblea es una relación clara y concisa de los eventos principales y de las decisiones tomadas. No deben anotarse detalles innecesarios que alargan el acta. Se toma el orden del día que se siguió y en cada punto se escribe en forma general lo actuado y lo decidido.
El acta de una asamblea debe tener: fecha de citación, organismo que hizo la citación, fecha, hora y lugar de realización, número de asociados hábiles, número de asociados asistentes, hora de iniciación, nombres de las personas que fueron elegidas para presidente, vicepresidente y secretario.
En el desarrollo de la asamblea se debe narrar en forma general lo sucedido y en las decisiones adoptadas decir el número de votos positivos y negativos, las aprobaciones por unanimidad y los casos expresos de salvamento de voto.
La Junta Directiva
“Artículo 34. Junta Directiva. La junta directiva es el órgano de administración permanente de la asociación mutual, subordinado a las directrices y políticas de la asamblea general. Estará integrada por un mínimo de cinco (5) asociados, con sus respectivos suplentes numéricos. Su período, las causales de remoción y sus funciones se fijarán en el estatuto, el cual podrá consagrar la renovación parcial de sus miembros en cada asamblea general. Tendrá la facultad de designar el representante legal de conformidad con los requisitos y procedimientos que defina el estatuto. Las atribuciones de la junta directiva serán las necesarias para la realización del objeto social; se consideran atribuciones implícitas las no asignadas expresamente a otros órganos por la ley o por el estatuto.
Parágrafo. Los estatutos de las asociaciones mutualistas y las asambleas generales definirán los criterios que se exigirán a las personas que aspiren a ser miembros de los órganos de dirección y control, teniendo en cuenta la integridad ética, el compromiso social, nivel educativo, aptitudes y conocimientos”.
La asamblea general delega en la junta directiva la dirección y la administración permanente de la mutual para un periodo señalado en los estatutos, que por lo general es de un año. Es por lo tanto, la junta directiva el organismo encargado de manejar la mutual cumpliendo sus funciones de acuerdo a la Ley, a los estatutos y a las políticas señaladas por la asamblea general.
En los estatutos de las mutuales debe fijarse el número de asociados hábiles que deben conformar la junta directiva, el período, las funciones, las causas de remoción. Por lo general el número de miembros de la junta directiva es impar, 3, 5, 7, 9 personas con el fin de que no se registre empate en las votaciones.
Funciones de la Junta Directiva
La Ley 2143 no define las funciones de la junta directiva, expresa que “las atribuciones de la junta directiva serán las necesarias para la realización del objeto social” entre las cuales están las siguientes:
- Expedir su propio reglamento de funcionamiento en el cual se establece la fecha para las reuniones, las funciones del presidente y del secretario, el número de inasistencias que son causal de pérdida de la calidad de miembro de la junta, el sistema de citación y todas las demás disposiciones necesarias.
- Expedir los reglamentos de funcionamiento de todas las secciones y servicios de la entidad.
- Elaborar el presupuesto de funcionamiento de la mutual.
- Nombrar el representante legal.
- Aprobar o improbar el ingreso de asociados, función que puede delegar en un comité.
- Controlar la marcha de la entidad en todos sus aspectos, económicos, sociales y culturales. Para ello debe solicitar informes periódicos al representante legal, al contador y al revisor fiscal.
- Elaborar proyectos de desarrollo para mejorar la entidad, que si no requieren de la aprobación de la asamblea, pueden ser aprobados e implementados por la misma Junta directiva.
- Analizar los balances, tanto mensuales como anuales para verificar permanentemente la marcha económica de la entidad.
- Elaborar el proyecto de asignación de los excedentes para ser presentado a la asamblea general.
- Convocar a la asamblea general.
- Nombrar los comités que sean necesarios para aprobar los respectivos reglamentos y hacerles la vigilancia y control.
- Todas las demás funciones relacionadas con su misión de dirección y administración de la entidad.
El Representante Legal
“Artículo 35. Representante Legal. Las asociaciones mutualistas tendrán un representante legal quien será responsable de ejecutar las prescripciones estatutarias, las decisiones de la asamblea general, de la junta directiva y los requerimientos de las entidades gubernamentales encargadas de la economía solidaria. El representante legal será designado por la junta directiva, acorde con las disposiciones que se fijen en el estatuto; la órbita de sus actuaciones, requisitos, incompatibilidades y funciones serán precisadas en este”.
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La misión principal del representante legal es la de ser ejecutor y realizador. Debe ser dinámico, organizado y oportuno en el cumplimiento de las políticas y determinaciones de la asamblea y de la junta. Estos dos organismos le anteceden en autoridad, pero si la mutual no cuenta con un representante legal que sea ejecutivo, sus objetivos y políticas se quedan como letra muerta y la entidad no progresa.
El representante legal es la persona que más conocimiento va acumulando sobre la mutual, y debe informar a la junta de todos los pormenores de la administración, y la junta debe exigirle información cuando no la reciba.
Lo ideal es que los dos, junta directiva y representante legal, realicen un trabajo coordinado, de tal manera que actúen conjuntamente para buscar lo mejor para la entidad: la junta no debe tomar decisiones sin analizar los proyectos, propuestas y conceptos del representante legal, y a su vez éste debe someterse a las decisiones que le competan a la junta y no saltarse su autoridad.
En los estatutos de cada mutual deben establecerse las funciones del representante legal que en forma sucinta son las siguientes:
- Organizar el funcionamiento de la mutual estableciendo los sistemas administrativos adecuados de acuerdo a las reglamentaciones de la junta directiva.
- Nombrar los empleados de la mutual de acuerdo con la planta de personal que fije la junta directiva.
- Disponer del adecuado funcionamiento de la contabilidad, de los archivos y de la atención a los asociados y velar por el correcto manejo de bienes y fondos.
- Presentar informes permanentes a la junta directiva y a la Asamblea general sobre la marcha de la entidad.
- Realizar los contratos y las operaciones por la cuantía que le señalan los estatutos.
- Colaborar con la junta directiva en la elaboración del presupuesto anual de ingresos y gastos y en el proyecto de distribución de los excedentes para ser presentado a la asamblea general.
- Enviar a las entidades del Estado que lo requieran los informes de contabilidad y datos estadísticos.
- Evaluar permanentemente la ejecución presupuestal, la situación financiera y la prestación de los servicios, para aplicarle los correctivos necesarios y formular propuestas para ser presentadas a la junta directiva.
- Todas las demás que se deriven de su condición de ejecutor de las políticas de la entidad y jefe de su administración.
El cumplimiento de estas funciones exige del representante legal o gerente, condiciones especiales, porque es quien más información va acumulando sobre la entidad y quien maneja los empleados de la misma. Así que es el jefe del grupo de empleados o burocracia que necesariamente se va creando en la medida que la mutual va creciendo. Por ello es pertinente hacer las siguientes reflexiones:
El riesgo de la burocracia
En la sociología se han realizado estudios sobre la separación que se establece entre el pueblo y sus dirigentes, sobre la función de los líderes y sobre los sistemas de manejo y conducción de masas. Estudios que son importantes para las empresas solidarias que tienen el reto de hacer eficiente y real la democracia, conciliándola con una buena organización empresarial.
Como estos temas están relacionados con las funciones del gerente a quien le toca organizar la administración, es oportuno repasar la teoría elaborada por Robert Michels en su libro los Partidos Políticos sobre los riesgos que tienen las entidades que se dicen democráticas de caer en la tiranía de la burocracia.
Michels elaboró esta teoría, en los inicios del siglo XX, una época donde los principios democráticos apenas se iniciaban y sus estudios lo llevaron a pronosticar que las grandes organizaciones de gremios, partidos, iglesias, o asociaciones, tenían el peligro de ceder ante el poder efectivo del grupo de personas que ocupan los puestos directivos, impidiéndose en esta forma la democracia que dicen practicar.
Los directivos gozan de ciertas ventajas sobre las bases, léase los asociados, porque tienen conocimientos superiores, fácil acceso a la información, tiempo remunerado para dedicarlo a la entidad y control sobre sus comunicaciones. Los asociados en cambio, son menos capacitados e informados y no pueden dedicarle mucho tiempo a la entidad porque trabajan en otras empresas, y su baja preparación los obliga a necesitar guía y orientación, lo cual los hace susceptibles de manipulación por parte de los líderes o directivos.
Con frecuencia los líderes cuando se convierten en funcionarios de una entidad abandonan los principios básicos como es representar y defender los intereses de la gente, y pasan a buscar y a mantenerse en las posiciones de privilegio que tienen como funcionarios y directivos, muchas veces mediante el autoritarismo, la fuerza y hasta la agresividad. Conductas que contradicen los principios de democracia, que dicen practicar en sus organizaciones.
En nuestro medio, por ser la mayoría de las mutuales aún pequeñas, todavía no se ha dado con significación el fenómeno de burocracias adueñadas de las entidades. Pero como las mutuales están llamadas a crecer y no pueden permanecer sólo como micro empresas, se verán abocadas al peligro de la burocratización, o sea, a que sus directivos en vez de ejercer un liderazgo al servicio de la comunidad se convierten en autócratas que manipulan a su favor el poder que les da el tener el mando y la información.
En recientes crisis de las cooperativas y de algunas mutuales que han funcionado como empresas solidarias de salud, han sido evidentes los estragos causados por una burocratización exagerada y en otros casos de corrupción que las llevó a la quiebra causando pérdidas millonarias para gran número de población pobre.
Es necesario por lo tanto que en la administración solidaria se tenga mucha conciencia sobre la eficacia de los empleados racionalizando los salarios y mucho compromiso con los intereses de los asociados. No tiene ninguna justificación que una comunidad pobre haga esfuerzos por crear una empresa que termine beneficiando sólo a quienes la dirigen o trabajan en ella. Este tema debe ser objeto de muchos análisis y estudio.
La Gerencia en comunidades pobres
Por la gran influencia que tiene el representante legal en una mutual y dado que los asociados de éstas en su mayor parte son pobres, es oportuno hacer una reflexión sobre sus características para deducir el perfil de la persona que se requiere para ocupar dicho cargo.
Estas reflexiones son pertinentes para todas las mutuales que en Colombia se han arraigado en las clases populares, pero lo son más para las mutuales que se dedican a organizar la población más pobre en empresas solidarias de salud, porque enfrentan una problemática especial que debe ser analizada por las juntas directivas con el propósito de seleccionar con acierto un representante legal o gerente que posea un perfil apropiado para manejar dicha problemática.
Los objetivos de las mutuales sólo podrán realizarse a través de un buen ejecutor de las disposiciones legales, de las estatutarias, de las decisiones de la asamblea y de la junta directiva. En gran medida el progreso de la mutual depende del gerente y debe existir correspondencia entre su perfil y la condición socioeconómica de los asociados.
El gerente debe poseer una disposición especial para manejar la población pobre que es la que por lo general llega a las empresas solidarias y más a las que manejan subsidios del Estado. Por eso veamos algunas de las características que tiene la población que llega a las mutuales:
Demasiadas expectativas
El desamparo de los pobres los lleva a esperar que con la fundación de la mutual van a mejorar en forma rápida y considerable su situación, y más si la mutual es para manejar subsidios oficiales, los cuales en forma global representan sumas considerables, pero que son insuficientes para todas las necesidades colectivas que existen.
Las expectativas superan en la mayoría de las veces las posibilidades de la mutual, y por eso desde el inicio hay que utilizar una pedagogía especial para hacer comprender a los asociados el presupuesto de la mutual, la austeridad en el gasto, los ahorros posibles y la acumulación de excedentes, que serán los que con el tiempo permitirán a la mutual tener solvencia económica. Es preciso hacer claridad sobre los servicios que serán posibles al inicio y la gradualidad en el tiempo como se irán mejorando y ampliando.
Mentalidad paternalista y dependiente
Entre los pobres existe la tendencia a pensar que todo, o casi todo, lo debe proveer “papá gobierno”, con poco o sin ningún esfuerzo de parte de las personas. Por ejemplo, se piensa que como el gobierno da subsidios a las empresas solidarias de salud, no hay obligación de aportar cuotas personales. Es preciso que esta forma de pensar se cambie por la toma de conciencia de la auto ayuda y la auto gestión, que lleve a entender que la mutual no puede limitar su funcionamiento a los subsidios y que los asociados tienen que contribuir en la medida de sus posibilidades a sostener la entidad.
Escasa experiencia empresarial
En las mutuales tradicionales, que no tienen subsidios del gobierno, los asociados asumen con mucha responsabilidad el pago de sus cuotas, pero como tienen poca educación para lo administrativo, no hacen cuentas y esperan que con lo que pagan les den auxilios altos y se sufrague una buena administración. De las cosas que hay que hacer en la educación mutualista es mejorar la racionalidad para los análisis económicos y despertar el compromiso para la autogestión y asumir con trabajo y esfuerzo el desarrollo de la mutual.
Las anteriores características de las comunidades pobres, llevan a la necesidad de un gerente que tenga como perfil las siguientes cualidades: honestidad a toda prueba, austero en los gastos, facilitador de la vigilancia y el control, organizador de la administración, controlador permanente de los ingresos y egresos, comunicador y facilitador de la participación, finalmente amable en el trato
Que el gerente sea profesional es importante, más no suficiente si no posee las condiciones antes señaladas. Hay que abocar una problemática para la cual la universidad colombiana forma con muchas deficiencias,ser gestor de empresas que empiezan en pequeño y con asociados pobres. Por lo general los profesionales aprenden una administración para empresas grandes, con socios ricos que pueden invertir en ellas y con recursos económicos que les permiten hacer distribución de funciones para un grupo amplio de empleados, pero poco se habla de la administración en empresas pequeñas.
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Por ello el gerente que requieren las mutuales debe ser imaginativo y capaz de hacer gestión a partir de muchas limitaciones, tanto sociales, como económicas. Se trata de hacer empresas con pobres, pero con el objetivo de que la empresa no se quede pobre, sino que genere riqueza colectiva para el mejoramiento de la comunidad.
Y para que un gerente pueda ser generador de realizaciones sociales, tendrá que gustarle la misión de trabajar con pobres, es decir, servir a quienes están en condiciones desfavorables, no dando limosnas, sino convocándolos al trabajo mancomunado de buscar salidas de mejoramiento con ayuda mutua, fraternidad, trabajo, aportes y esfuerzos colectivos. Por todo lo anterior el gerente debe ser un auténtico líder comunitario.
El auto control
Las empresas asociativas poseen dos sistemas de vigilancia:
- El externo que ejerce el Estado a través de las diferentes dependencias donde estas entidades deben rendir información y específicamente por medio de la Superintendencia de la Economía Solidaria,
- El interno o autocontrol que es realizado por los organismos que dentro de la estructura administrativa se crean para tal fin y que para las mutuales son la junta de control social y el revisor fiscal.
El autocontrol no debe limitarse al formalismo legal de incluir en los estatutos y nombrar en la asamblea las personas para estos dos organismos, lo importante es hacerlos operativos y crear en toda la organización, la cultura de la vigilancia y el control. Si la mutual es una empresa asociativa, todas las personas comprometidas en ella deben estar atentas a denunciar cualquier irregularidad. La ley 2143 dispone lo siguiente para el auto control
“Artículo 36. Órganos de control. Las funciones de control social y técnico de las asociaciones mutualistas, estarán a cargo de la junta de control social y la revisoría fiscal, respectivamente.
Parágrafo. Las asociaciones mutualistas que realicen operaciones de ahorro y crédito deberán establecer en su respectivo estatuto la conformación de un comité de control para el ahorro y el crédito, encargado de velar por el cumplimiento de las normas legales vigentes en la materia.
La Junta de control social
Artículo 37. Junta de Control Social. La junta de control social será elegida por la asamblea general y ejercerá las funciones fijadas en el estatuto, de acuerdo con las normas generales sobre el ejercicio del control social, siempre y cuando no correspondan a las asignadas a otros órganos sociales. El número de integrantes será mínimo de tres (3) con sus suplentes personales; su período y sistema de elección serán previstos en el estatuto.
Entre las funciones que se le asignan están las siguientes:
- Velar porque los actos de los órganos de administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial a los principios mutualistas. Por eso se dice que se ocupa del control social.
- Informar a los órganos de administración, al revisor fiscal y a la entidad del Estado encargada de la vigilancia de las empresas de economía solidaria, sobre las irregularidades que existan en el funcionamiento de la mutual y presentar recomendaciones sobre las medidas que en su concepto deben adoptarse.
- Conocer los reclamos que presenten los asociados en relación con la prestación de servicios, transmitirlos y solicitar los correctivos por el conducto regular y con la debida oportunidad.
- Verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles para poder participar en las asambleas o para elegir delegados.
- Rendir informes sobre sus actividades a la asamblea general ordinaria.
- Las demás que le asigne la Ley o los estatutos.
Para que la junta de control social pueda ejercer su función fiscalizadora, debe permanecer informada de las decisiones que toma la junta directiva, bien asistiendo como observadora a las reuniones de la Junta, si ésta así lo determina en su reglamento, o leyendo posteriormente las actas. También debe informarse con la administración sobre el caso de incumplimiento de los compromisos de los asociados con el fin de hacerles llamados de atención.
El papel de vigilar y controlar no debe entenderse como el de hacer oposición o querer administrar la mutual. No se trata de mantener una confrontación permanente con la junta directiva. Si la administración es adecuada, la función de la junta de control social es vigilar que ello se mantenga. Pero si descubre irregularidades, debe informarlas.
Jamás debe permanecer indiferente o silenciosa frente a violaciones de la Ley, de los estatutos, los malos manejos de bienes y fondos, o el desgreño administrativo. La junta de control social debe actuar como la garantía que designa la asamblea general de que la administración de la mutual sea correcta.
El Revisor Fiscal
Artículo 38. Revisor Fiscal. Por regla general la asociación mutual tendrá un revisor fiscal con su respectivo suplente, elegido en la asamblea general, con su asignación. Su período, sistema de elección y funciones serán previstos en el estatuto. Los requisitos para su designación y procedimientos de actuación serán los definidos en las normas legales vigentes sobre la materia”.
Sólo en casos especiales de incapacidad económica, ubicación geográfica o escaso número de asociados se puede solicitar la exención de tener revisor fiscal. Pero lo más aconsejable es que toda entidad solidaria por pequeña que sea siempre tenga un revisor fiscal y más cuando por general los asociados son ignorantes en materia contable, entonces es indispensable que un profesional capacitado les asegure que la contabilidad está siendo llevada de acuerdo a las normas académicas y legales y que refleja la realidad económica de la mutual. En muchas entidades solidarias de clase popular, el revisor fiscal es el único profesional vinculado a la entidad, por lo tanto, se espera de él que además de vigilar, oriente y asesore.
“Artículo 39. Incompatibilidades. Los miembros de las Juntas de control social no podrán ser simultáneamente miembros de la junta directiva, ni llevar asuntos de la asociación mutual en calidad de empleado o asesor. Los miembros de la junta directiva no podrán celebrar contratos de prestación de servicios o de asesoría con la entidad.
Parágrafo 1°. Los cónyuges, compañeros permanentes, y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o de afinidad y primero civil de los miembros de la junta directiva; del representante legal de la junta de control social o del revisor fiscal de la asociación mutual no podrán celebrar contratos de prestación de servicios o de asesoría con esa organización.
Parágrafo 2°. La aprobación de los créditos que soliciten el representante legal; los miembros de la junta directiva o los miembros de la junta de control social de las asociaciones mutualistas, corresponderá al órgano, comité o estamento que de conformidad con los estatutos y reglamentos de la asociación mutual sea creado para tal efecto”.